Dal documento alla decisione, con regole, approvazioni e audit.

Un documento attraversa molte caselle email. Una decisione deve avere un percorso.

• Allegati inoltrati senza uno stato condiviso.
• Estrazione dati, verifiche e approvazioni scollegate.
• Eccezioni ferme nella casella di una persona.
• Difficoltà a ricostruire chi ha autorizzato l'aggiornamento.

Prima: il processo manuale

• Ricevere e inoltrare il file
• Ricopiare i dati
• Cercare una conferma
• Aggiornare il sistema
• Ricostruire le decisioni

Come cambia il processo

1. Documento
2. Acquisizione ed estrazione
3. Classificazione e validazione
4. Regole e routing
5. Approvazione
6. Sistema aziendale e audit

Dove interviene SS9 IntelliFlow

SS9 IntelliFlow, la piattaforma agentica di SS9 Digitale, collega sistemi, documenti, dati, regole e persone. L'AI interviene dove serve interpretare; il software gestisce le operazioni ripetitive e le autorizzazioni.

AI: interpretazione e proposta

• Interpretazione
• Classificazione
• Estrazione
• Sintesi della proposta

Software: regole e percorso

• Condizioni e soglie
• Routing e stati
• Validazioni e autorizzazioni
• Integrazioni e registro degli esiti

Persona: responsabilità e decisione

• Eccezioni e verifiche
• Approvazione o rifiuto
• Richiesta di modifica
• Decisioni di responsabilità

L'AI legge. Le regole decidono il percorso. Le persone intervengono dove conta.

Interpretare un documento non conferisce il diritto di approvarlo. Condizioni, soglie, ruoli, stati e destinazioni sono configurati nel software; le persone gestiscono le decisioni e le eccezioni previste.

Un DDT, una differenza, una verifica.

Esempio illustrativo: arriva un DDT, viene riconosciuto il fornitore, trovato l'ordine e confrontata la quantità. Tutto corretto: registrazione secondo le regole autorizzate. Differenza: verifica del responsabile, poi esito nel registro.

Un processo trasversale, non una lista di progetti già realizzati.

DDT, fatture, richieste interne, non conformità, onboarding, moduli, documentazione tecnica e richieste acquisto sono esempi di perimetri da analizzare. Formati supportati e azioni disponibili si verificano nel singolo progetto.

Sistemi integrabili, da verificare insieme

• ERP
• Email
• Database
• API
• MES / WMS
• CRM

Non implica connettori nativi già disponibili. API, accessi, vincoli e scritture autorizzate si verificano sul vostro ambiente.

Controllo, sicurezza e audit

• Proposta distinta dalla decisione
• Fonte originale consultabile
• Responsabilità e autorizzazioni
• Eventi di processo e scritture verificabili

Domande sul processo

Quali documenti può leggere?

Si parte dai documenti del processo: per esempio PDF, fogli e moduli. Qualità, formati e campi richiesti vanno verificati su un campione. DDT e fatture mostrati sono esempi di applicazione, non un catalogo di integrazioni già realizzate.

L'AI può approvare autonomamente?

L'AI propone interpretazioni e dati, non assume un ruolo autorizzativo implicito. Regole e persone stabiliscono il percorso; le approvazioni di responsabilità restano assegnate ai ruoli concordati.

Le decisioni vengono registrate?

Il flusso di riferimento collega documento, proposta, decisione, utente, data/ora ed esito. Eventi da conservare, accessi e durata del registro sono definiti nel progetto; audit trail non significa automaticamente conservazione legale o certificazione.

Può integrarsi con il gestionale?

L'integrazione si valuta in base ad API, dati, permessi e vincoli del gestionale. La disponibilità di un'API non prova che esista già un connettore: lettura e scrittura vanno progettate, autorizzate e testate.

Come vengono gestite le eccezioni?

Un dato mancante, una differenza o un vincolo non rispettato indirizza la richiesta alla persona prevista. Il workflow distingue approvazione, rifiuto e richiesta modifica prima di aggiornare i sistemi.

Altri processi che puoi portare in SS9 IntelliFlow

• Ordini clienti: Da email e PDF al gestionale, con matching, controlli ed eccezioni.
• Listini fornitori: Dal documento alle variazioni approvate e propagate ai sistemi.
• Knowledge aziendale: Procedure e documenti interrogabili con fonte, permessi e tracciabilità.

Mostraci un processo che oggi passa da email, PDF e approvazioni manuali.

Flusso di riferimento da verificare nel progetto. Il modulo di richiesta richiede JavaScript. Scopri SS9 IntelliFlow.