Dall'ordine ricevuto all'ERP, senza ricopiare tutto a mano.

L'ordine è digitale. L'inserimento spesso no.

• Ogni cliente invia un PDF diverso.
• Il codice del cliente non coincide con quello interno.
• Quantità, prezzi e date vengono ricopiati tra email, allegato e ERP.
• Mancano righe o indirizzi di consegna; altre condizioni sono nel testo della mail.

Prima: il processo manuale

• Aprire email e allegato
• Cercare cliente e codici
• Ricopiare quantità e prezzi
• Verificare disponibilità
• Inserire nell'ERP

Come cambia il processo

1. Email / PDF / Excel
2. Estrazione dei dati
3. Matching cliente e articoli
4. Controlli ed eccezioni
5. Conferma della persona
6. Inserimento ERP autorizzato

Dove interviene SS9 IntelliFlow

SS9 IntelliFlow, la piattaforma agentica di SS9 Digitale, collega sistemi, documenti, dati, regole e persone. L'AI interviene dove serve interpretare; il software gestisce le operazioni ripetitive e le autorizzazioni.

AI: interpretazione e proposta

• Interpretare formati differenti
• Estrarre cliente, articoli, quantità, prezzi, date e note
• Proporre corrispondenze da descrizioni e contesto

Software: regole e percorso

• Consultare anagrafiche, mapping e storico autorizzati
• Verificare prezzi, quantità e campi obbligatori
• Applicare tolleranze e bloccare scritture non autorizzate

Persona: responsabilità e decisione

• Verificare un articolo ambiguo o un dato mancante
• Approvare prezzi fuori tolleranza e quantità anomale
• Confermare la proposta prima dell'inserimento, se previsto

Non basta leggere un codice. Bisogna riconoscerlo.

Esempio illustrativo: il cliente scrive ABC-473, l'ERP conosce ART-009471. La proposta di collegamento usa anagrafiche, storico, mapping, descrizione e regole. Se la corrispondenza non è affidabile, il processo si ferma: non inventa un articolo.

Automatizzare non significa togliere il controllo.

Cliente riconosciuto: prosegue secondo le regole. Match dubbio, prezzo fuori tolleranza, quantità anomala o dato mancante: verifica della persona. Un ordine conforme diventa una proposta di inserimento, non un'autorizzazione implicita a scrivere nell'ERP.

Sistemi integrabili, da verificare insieme

• Email e documenti
• ERP
• CRM
• WMS
• MES

Non implica connettori nativi già disponibili. API, accessi, vincoli e scritture autorizzate si verificano sul vostro ambiente.

Controllo, sicurezza e audit

• Ruoli e permessi sul gestionale
• Regole di validazione concordate
• Approvazione prima della scrittura
• Documento e decisioni collegati nel registro

Domande sul processo

Funziona se ogni cliente usa un formato diverso?

Il flusso può prevedere estrazione da formati differenti. Va verificato su documenti rappresentativi: qualità, campi obbligatori e varianti determinano i controlli. Un documento non interpretabile passa alla verifica, non viene completato inventando dati.

Cosa succede quando un articolo non viene riconosciuto?

La proposta usa mapping, descrizioni e dati autorizzati del gestionale. Se non emerge una corrispondenza affidabile, l'eccezione richiede una persona prima di proseguire.

L'ordine viene inserito automaticamente nell'ERP?

Non per il solo fatto di essere stato letto. La scrittura richiede un'integrazione verificata, permessi e regole di validazione concordate. Nel flusso di riferimento l'inserimento segue la conferma prevista dal progetto.

Possiamo mantenere un'approvazione umana?

Sì: il flusso di riferimento prevede approvazioni ed eccezioni. Nel progetto si stabiliscono responsabili, tolleranze e quali passaggi non possano proseguire senza conferma.

Altri processi che puoi portare in SS9 IntelliFlow

• Listini fornitori: Dal documento alle variazioni approvate e propagate ai sistemi.
• Knowledge aziendale: Procedure e documenti interrogabili con fonte, permessi e tracciabilità.
• Documenti e approvazioni: Estrazione, routing, controllo umano e audit in un unico workflow.

Quanti ordini state ancora ricopiando?

Flusso di riferimento da verificare nel progetto. Il modulo di richiesta richiede JavaScript. Scopri SS9 IntelliFlow.