Dal listino del fornitore ai sistemi aziendali, senza rincorrere Excel.

Il nuovo listino arriva in un file. Il problema comincia dopo.

• Colonne e codici diversi per ogni fornitore.
• Descrizioni, sconti, minimi d'ordine e condizioni cambiano insieme ai prezzi.
• Le date di validità non coincidono.
• ERP, e-commerce e preventivatore rischiano di usare versioni diverse.

Prima: il processo manuale

• Aprire PDF ed Excel
• Confrontare righe e codici a mano
• Chiedere approvazioni via email
• Aggiornare ogni sistema
• Ricostruire lo storico

Come cambia il processo

1. PDF / Excel / fonte autorizzata
2. Estrazione
3. Matching articoli
4. Confronto variazioni
5. Regole e approvazione
6. Propagazione e storico

Dove interviene SS9 IntelliFlow

SS9 IntelliFlow, la piattaforma agentica di SS9 Digitale, collega sistemi, documenti, dati, regole e persone. L'AI interviene dove serve interpretare; il software gestisce le operazioni ripetitive e le autorizzazioni.

AI: interpretazione e proposta

• Interpretare il documento del fornitore
• Estrarre prezzi, sconti, condizioni e validità
• Proporre collegamenti tra descrizioni e articoli

Software: regole e percorso

• Calcolare differenze e percentuali
• Applicare soglie configurate
• Propagare solo dati approvati e registrare l'esito

Persona: responsabilità e decisione

• Approvare le variazioni che richiedono responsabilità
• Verificare articoli sconosciuti
• Valutare condizioni commerciali nuove

Prima le differenze. Poi l'aggiornamento.

Il confronto distingue prezzo invariato, aumento, diminuzione e articolo non riconosciuto. Sconti, condizioni e validità vanno controllati insieme al prezzo: una riga simile non è automaticamente lo stesso articolo.

Le soglie sono vostre, non un default nascosto.

Esempio configurabile: sotto il 3% segue il workflow standard, sopra il 3% interviene il responsabile. Articolo sconosciuto: verifica manuale. Condizione nuova: verifica buyer. Sono soglie dimostrative, da definire nel progetto.

Sistemi integrabili, da verificare insieme

• ERP
• Preventivatore
• E-commerce
• Listino agenti
• Schede costo
• BI / Analytics

Non implica connettori nativi già disponibili. API, accessi, vincoli e scritture autorizzate si verificano sul vostro ambiente.

Controllo, sicurezza e audit

• Documento originale e versione
• Differenze calcolate
• Utente, decisione e data/ora
• Esiti di propagazione distinti dalle approvazioni

Domande sul processo

Può leggere PDF ed Excel diversi?

Il flusso di riferimento parte da PDF ed Excel. Occorre verificare formati, qualità dei documenti e campi da estrarre su un campione reale; i casi non riconosciuti restano in verifica.

Come vengono riconosciuti i codici articolo?

Tramite anagrafiche, mapping e regole disponibili nel progetto, con proposte basate anche sulle descrizioni. Un codice ambiguo o nuovo richiede verifica prima dell'aggiornamento.

Possiamo approvare solo variazioni sopra una certa soglia?

Le soglie possono far parte delle regole del workflow concordato. Il 3% mostrato nell'esempio è dimostrativo, non una soglia predefinita o una promessa di aggiornamento automatico.

Dove viene conservato lo storico?

Nel perimetro di archiviazione definito nel progetto: documento, estrazione, differenze, approvatore, data/ora ed esiti di propagazione devono restare collegati. Conservazione, accessi e durata vanno concordati; non è una promessa di conservazione documentale a norma.

Altri processi che puoi portare in SS9 IntelliFlow

• Ordini clienti: Da email e PDF al gestionale, con matching, controlli ed eccezioni.
• Knowledge aziendale: Procedure e documenti interrogabili con fonte, permessi e tracciabilità.
• Documenti e approvazioni: Estrazione, routing, controllo umano e audit in un unico workflow.

Il prossimo listino può diventare un processo, non un file da gestire.

Flusso di riferimento da verificare nel progetto. Il modulo di richiesta richiede JavaScript. Scopri SS9 IntelliFlow.