La conoscenza aziendale, finalmente trovabile e verificabile.

La risposta esiste. Il problema è trovarla, sapere se è aggiornata e capire se puoi fidarti.

• Procedure sparse tra SharePoint, intranet e cartelle di rete.
• PDF, manuali e Word duplicati o non aggiornati.
• Le stesse domande arrivano sempre alle stesse persone.
• Chi entra in azienda non sa dove cercare né quale versione usare.

Prima: il processo manuale

• Chiedere alla persona giusta
• Cercare tra cartelle e chat
• Confrontare versioni
• Sperare che la risposta sia aggiornata

Come cambia il processo

1. Fonti autorizzate
2. Indicizzazione
3. Ruoli e permessi
4. Domanda e ricerca
5. Risposta con fonte e paragrafo
6. Eventuale avvio del workflow

Dove interviene SS9 IntelliFlow

SS9 IntelliFlow, la piattaforma agentica di SS9 Digitale, collega sistemi, documenti, dati, regole e persone. L'AI interviene dove serve interpretare; il software gestisce le operazioni ripetitive e le autorizzazioni.

AI: interpretazione e proposta

• Comprendere la domanda
• Cercare contenuti pertinenti nel perimetro autorizzato
• Comporre una risposta riferita alle fonti

Software: regole e percorso

• Filtrare i documenti in base ai permessi
• Applicare le regole sulle versioni definite
• Collegare citazione, documento e processo

Persona: responsabilità e decisione

• Validare procedure e fonti pubblicabili
• Risolvere conflitti tra documenti
• Autorizzare azioni successive alla consultazione

Non «secondo me». Secondo quale documento?

Esempio illustrativo: «Secondo Procedura Acquisti DEMO v3.2, §4.3…». La risposta indica documento, versione e paragrafo. Il riferimento è dimostrativo: non è una procedura reale di SS9 Digitale né un documento cliente.

Un nome file non è una regola di validità.

procedura_v2.pdf, procedura_finale.pdf e procedura_finalissima.pdf non stabiliscono da soli quale versione prevale. Serve una governance documentale definita: responsabile, stato, versione valida e trattamento dei conflitti. Non promettiamo un sistema documentale completo già pronto.

La risposta può essere l'inizio del lavoro.

Onboarding, esempio illustrativo: «Come apro una non conformità?». La risposta rimanda alla fonte e alla procedura. Se il progetto lo prevede, un'azione autorizzata apre il workflow: consultare non equivale ad approvare o avviare automaticamente un processo.

Il ruolo cambia ciò che puoi consultare.

Esempio di configurazione: operatore → procedure operative; HR → procedure HR; manager → documenti manageriali; amministratore → configurazione. I ruoli non ampliano i permessi concessi dalle sorgenti.

Sistemi integrabili, da verificare insieme

• SharePoint, se autorizzato e integrabile
• Cartelle e intranet
• PDF e manuali
• Procedure
• Workflow aziendali

Non implica connettori nativi già disponibili. API, accessi, vincoli e scritture autorizzate si verificano sul vostro ambiente.

Controllo, sicurezza e audit

• Permessi delle sorgenti e ruoli concordati
• Fonte e riferimento verificabile
• Gestione esplicita di versioni e conflitti
• Documenti riservati nel perimetro definito

Domande sul processo

Le risposte mostrano la fonte?

Il flusso di riferimento restituisce documento, versione e riferimento alla parte utilizzata. Nel progetto si verificano citazioni e comportamento quando una fonte manca: una risposta non verificabile non va presentata come procedura valida.

Come vengono gestiti i permessi?

Il perimetro di ricerca deve rispettare sorgenti e ruoli definiti. Accessi e identità, compreso l'eventuale SSO, vanno integrati e verificati nel progetto: la ricerca non autorizza a leggere documenti altrimenti riservati.

Possiamo usare SharePoint?

SharePoint può essere una sorgente da valutare, con API, autorizzazioni e vincoli del vostro ambiente. Non dichiariamo un connettore nativo già installato: accesso e sincronizzazione vanno verificati.

Come gestite documenti riservati?

Si definiscono perimetro, accessi, modello utilizzabile e dati che possono uscire dai sistemi aziendali. Soluzioni locali o on-premises sono da valutare nel progetto; non presumiamo che ogni documento sia anonimizzato automaticamente.

Cosa succede con documenti in conflitto?

Il conflitto va segnalato e gestito secondo regole di versione e responsabilità definite. Senza una fonte prevalente verificata, il sistema non deve scegliere arbitrariamente quale procedura considerare valida.

Altri processi che puoi portare in SS9 IntelliFlow

• Ordini clienti: Da email e PDF al gestionale, con matching, controlli ed eccezioni.
• Listini fornitori: Dal documento alle variazioni approvate e propagate ai sistemi.
• Documenti e approvazioni: Estrazione, routing, controllo umano e audit in un unico workflow.

Quante risposte aziendali dipendono ancora dalla persona giusta online in quel momento?

Flusso di riferimento da verificare nel progetto. Il modulo di richiesta richiede JavaScript. Scopri SS9 IntelliFlow.